Iestādes iekšējie noteikumi paredz, ka komandējumu pieteikšana, saskaņošana, apstiprināšana un atskaišu iesniegšana notiek elektroniski darbinieku pašapkalpošanās portālā. Komandējuma izdevumu atskaitei darbinieks pievieno izdevumu dokumentu ieskenētas vai foto kopijas. Visa informācija automātiski nonāk grāmatvedības uzskaites sistēmā. Vai no ārējo normatīvo aktu prasību viedokļa, iestādei no darbinieka obligāti jāpieprasa arī izdevumu dokumentu oriģināli?

Jautājums atspoguļojas Grāmatvedības likuma 28. un 29. pantā un MK not. Nr. 877 36.-39. punktā. Vispirms jābūt korektiem attaisnojuma dokumentiem un tad tos var glabāt elektroniskā veidā, ievērojot Grāmatvedības likuma prasības. Iekšējos noteikumos var noteikt, ka šādi iesniegtiem dokumentiem jāatbilst normatīvo aktu prasībām un oriģinālu var neiesniegt. Ja ieskenētie dokumenti ir caurskatāmi un izpilda Grāmatvedības likuma 29. panta prasības, tad var oriģinālu nepieprasīt. Pastāv varbūtība, ka šos dokumentus darbinieks var iesniegt citur, ja oriģināls paliek pie paša. Rekomendēju noteikumos atrunāt dabinieka pienākumu šos dokumentus citur neiesniegt.